Igor Pauletič ima na področju uvajanja rešitev za podporo elektronskemu arhiviranju v različnih podjetjih in organizacijah več kot 10-letne izkušnje. Je tudi avtor številnih strokovnih člankov na temo informacijske tehnologije za podporo sodobnim načinom arhiviranja. V podjetju Mikrocop opravlja funkcijo izvršnega direktorja. |
Podjetja ne razmišljajo zgolj o tem, da bi s skeniranjem digitalizirala dokumentacijo, ki fizično nastaja na papirju, temveč so vse bolj prepričana, da je vzpostavitev sistema za varno elektronsko arhiviranje in njegovo vzdrževanje zanje preveliko breme, predvsem zaradi vrednosti naložbe in specifičnih znanj, ki so pri tem potrebna.
Elektronsko arhiviranje dokumentov
Veljavna zakonodaja na področju varstva dokumentarnega gradiva omogoča prehod na izključno elektronsko hrambo dokumentov, uporabnikom elektronske hrambe pa nalaga spoštovanje strogih organizacijskih in tehnoloških zahtev, s katerimi lahko dosežemo avtentičnost, celovitost, trajnost in dostopnost dokumentarnega gradiva za celoten čas hrambe. Torej tudi 10 let in več.
Elektronsko arhiviranje dokumentov je v podjetjih in organizacijah sicer prisotno že več kot desetletje. Doslej so se podjetja v večini primerov odločala za vzpostavitev lastnih arhivskih sistemov. Pri vzpostavitvi rešitev za dolgoročno elektronsko hrambo skladno z zakonodajo pomeni precejšen zalogaj že sama infrastruktura, ki mora zagotavljati dolgoročno celovitost, nespremenljivost in verodostojnost arhiviranega gradiva, vse dokler ne potečejo roki hrambe, ki jih narekujejo predpisi in potrebe poslovanja. Zahtevno je tudi vzdrževanje varnega elektronskega arhiva, saj je treba poleg same vsebine arhiva zagotavljati tudi vzdrževanje celotne infrastrukture od sistemske in aplikativne programske opreme, strojne opreme, računalniških medijev do komunikacijske infrastrukture. Dolgoročno arhiviranje elektronskih dokumentov je precej zahtevno tako s tehničnega kot organizacijskega vidika. Zaradi spreminjajočih se standardov in formatov zapisov ter tehnološkega razvoja je praktično nemogoče vnaprej predvideti razvoj tehnologije in medijev, ki bodo v uporabi čez 10 ali 20 let.
Samo tehnologija ni dovolj
Trajnost in dostopnost elektronskih dokumentov lahko zagotovimo z uporabo tehnoloških rešitev, vendar pa morajo biti te podprte tudi z organizacijskimi ukrepi. Ko uspešno prebrodimo tehnično plat zgodbe o varnem elektronskem arhivu, se tako pri prenovi procesov arhiviranja in uvajanju elektronske hrambe hitro izkaže, da je treba poseči tudi v uveljavljene organizacijske predpise in ustaljene načine dela, kar se nemalokrat izkaže kot težko obvladljiva ovira. Že sama priprava notranjih pravil, ki jih predvideva zakonodaja, je precej obsežen projekt, ki zajema prenovo in ureditev mnogih internih predpisov.
Veljavna zakonodaja na področju varstva dokumentarnega gradiva uporabnikom elektronske hrambe dokumentov namreč nalaga sprejem t. i. notranjih pravil, s katerimi vsak uporabnik opredeli pogoje pretvorbe dokumentov v elektronsko obliko ter pravila elektronske hrambe. Dokumentom, ki so obravnavani skladno s potrjenimi notranjimi pravili, se prizna enakost izvirnemu gradivu, kar pomeni, da papirnih izvirnikov ni treba več hraniti.
Uporabniki elektronske hrambe so tako postavljeni pred dilemo, kako doseči, da bodo njihovi elektronski dokumenti po 10 letih hrambe še na voljo v berljivi obliki in bodo imeli poleg uporabne vrednosti tudi vso pravno veljavnost in dokazno vrednost pred sodiščem.
Večkrat je ustrezneje in dolgoročno tudi ceneje, če podjetja najemajo zunanje izvajalce, ki elektronsko hrambo dokumentov izvajajo v skladu z dogovorjenimi tehničnimi standardi in s predpisanimi pogoji, poskrbijo tudi za večjo varnost, saj je zagotavljanje le-te opredeljeno z varnostno politiko in ustreznimi pravilniki, vsa opravila pa se izvajajo v skladu z natančno določenimi organizacijskimi in tehnološkimi postopki.
Obvladovanje dokumentov ni problem samo v velikih organizacijah
Potreba po obvladovanju vse večje količine poslovnih dokumentov danes ni več problem samo večjih podjetij in organizacij, ki so med prvimi prepoznala prednosti elektronskega arhiviranja, ampak je vse bolj prisotna tudi v srednje velikih in majhnih podjetjih. Ta pogosto nimajo na voljo zadovoljivih finančnih, tehnoloških in kadrovskih virov, ki so potrebni v procesu prenove.
Odgovor na zgornjo dilemo je ponudil razvoj online servisov, ki omogočajo varno in dolgoročno hrambo dokumentov v arhivskem sistemu ponudnika storitev. Z najemanjem infrastrukture pri ponudniku storitev lahko podjetja prihranijo tudi precej sredstev, ker jim ni treba kupovati ustrezne programske in strojne opreme, dostop do podatkov pa je na voljo kadar koli in od koder koli.
Varnost je na prvem mestu
Prednosti in razlogi za uporabo online elektronskega arhiviranja so številne. Ko govorimo o rešitvah elektronskega arhiviranja dokumentov, sta seveda najpomembnejša zagotavljanje varnosti in zanesljivost delovanja sistema, čemur podjetja pri uvajanju informacijskih rešitev pogosto ne posvečajo dovolj pozornosti. Ponudniki storitev praviloma poskrbijo za večjo varnost, saj je zagotavljanje varnosti opredeljeno z varnostno politiko in ustreznimi pravilniki, vsa opravila pa se izvajajo v skladu z natančno določenimi organizacijskimi in tehnološkimi postopki.
Varnost dokumentov in poslovnih informacij v online elektronskih arhivih mora biti zagotovljena na več ravneh in z uporabo mehanizmov zaščite, kot so postopki identifikacije za preprečevanje nepooblaščenega dostopa do dokumentov, protokol SSL za zaščito prenosa podatkov ter varnostne kopije in oddaljene varne lokacije, ki zagotavljajo nemoteno delovanje elektronskih arhivskih storitev tudi v primeru izrednih pogojev, kot so naravne nesreče ali drugi nepredvideni dogodki.
Z odločitvijo za zunanje izvajanje lahko dobimo bistveno višjo raven storitve, kot jo lahko zagotovimo sami. Seveda le, če izberemo usposobljenega in zaupanja vrednega partnerja. Pri izbiri ustrezne storitve moramo biti pozorni tudi na to, da izbrani izvajalec postopke zajema in pretvorbe dokumentov v digitalno obliko ter hrambo dokumentov izvaja skladno s potrjenimi notranjimi pravili s strani Arhiva RS.
Nižji stroški, večja učinkovitost
S storitvami online arhiviranja zmanjšujemo stroške poslovnih prostorov, ki jih zaseda dokumentacija v papirni obliki, stroške tiskanja in fotokopiranja dokumentov ter stroške porabljenega časa za iskanje dokumentov. Stroški hrambe so nižji tudi zaradi tega, ker dodatne investicije v tehnološke in kadrovske vire niso potrebne.
Dostop do dokumentov je na voljo kadar koli in od koder koli, za iskanje dokumentov pa porabimo bistveno manj časa. S celovitim sistemom hrambe dokumentov, v katerem lahko upravljamo tako elektronske kot papirne dokumente ali celo tiste na arhivskih medijih, lahko resnično povežemo naše klasično in elektronsko poslovanje. Poleg tega rešitve za elektronsko arhiviranje dokumentov lahko povežemo tudi z drugimi poslovnoinformacijskimi rešitvami. Tako lahko na primer iz knjigovodske aplikacije neposredno dostopamo do elektronsko shranjenega računa.
Prednosti zunanjega izvajanja arhivske funkcije
Izkušnje kažejo, da se podjetja ob prenovi procesov arhiviranja vse pogosteje soočajo z dilemo, ali vzpostaviti elektronski sistem arhiviranja z nakupom lastne infrastrukture in angažiranjem lastnih kadrov ali prepustiti celotno izvedbo usposobljenemu zunanjemu izvajalcu. Prednosti zunanjega izvajanja so predvsem naslednje:
- Ni potreben nakup lastne strojne in programske opreme.
- Izognemo se težavam v zvezi z ustreznim dimenzioniranjem sistema.
- Zmanjša se tveganje pred napačnimi odločitvami.
- Čas uvedbe rešitev je bistveno krajši, stroški izvedbe pa nižji.
- Uvajanje rešitev poteka z minimalnimi posegi v organizacijo dela.
- Skrb za tehnološki in organizacijski razvoj prevzame zunanji izvajalec.
- Podjetje lahko sredstva in kadre usmerja v razvoj svoje osnovne dejavnosti.
Dileme zunanjega izvajanja arhivske funkcije
Podjetje se za zunanje izvajanje določenega poslovnega procesa praviloma odloči, da bi znižalo stroške poslovanja, povečalo učinkovitost in se posvetilo izvajanju nalog, ki so bistvene za poslovanje.
Ali bo podjetje zaupalo upravljanje pomembnega dela svoje dejavnosti zunanjemu izvajalcu, je vsekakor strateška odločitev. Seveda pa oddajanje poslovnih funkcij v zunanje izvajanje predstavlja tudi določeno tveganje. Podjetje lahko postane odvisno od zunanjega izvajalca, ki mu zaupa hrambo poslovne dokumentacije. Zato mora biti razmerje med naročnikom in izvajalcem dobro načrtovano in vodeno, naročnik pa mora paziti, da ne izgubi nadzora nad procesi.
Za naročnika storitev je tudi pomembno, da izbere usposobljenega izvajalca, ki lahko sledi hitremu razvoju tehnologije, je sposoben najti rešitve za nove potrebe in zahteve uporabnikov ter jih uresničiti v najkrajšem možnem času. |